Во время пандемии и массового перехода на удалённую работу умение общаться в Интернете стало ещё более актуальным. Однако общение онлайн имеет свои нормы, которые отличаются от правил живого общения. Основные правила общения в Интернете описаны в этой статье (на основе материала «Известий»).
Гифки и Эмодзи
Одна из интересных особенностей переписки в Интернете – это анимированные сообщения. Их часто прикрепляют для выражения эмоций, либо для поздравления с праздником. Старшее поколение, которое воспитывалось еще до эпохи ай-си-кью, очень любит подобными анимированными картинками поделиться какой-то мудростью, или просто пожелать хорошего дня. Исследовательница этикета Татьяна Митрофанова рекомендует относиться к этому терпеливо:
«Я предлагаю лояльно относиться к старшему поколению, потому как они пропустили эру ICQ и «ВКонтакте». У нас тоже был период, когда мы начинали пользоваться мессенджерами и отправляли друг другу странные вложения. Постепенно это отжило, и мы двинулись дальше. В целом сложно найти конкретные правила, касающиеся подобных гиф-открыток. А вот к замечаниям, наоборот, в этикете действуют строгие требования. Хорошие манеры предусматривают, что не следует делать замечание: это раздражающий фактор в коммуникации. Лучше подобрать добрые слова и аккуратно предложить другую форму поздравления, если открытки вам не нравятся».
То же относится и к эмодзи. В личной переписке допустимы абсолютно любые варианты и зависят лишь от эмоциональности собеседника. Для кого-то достаточно одной закрытой скобки, а кому-то и десять смайликов будет мало. В любом случае, в частных диалогах лучше позволить каждому самовыражаться, как ему хочется и не портить отношений из-за разных пустяков.
В деловой же переписке излишняя эмоциональность неуместна. Вряд ли ваш начальник приветствует многочисленные эмодзи и анимированные картинки в переписке. За исключением случаев, когда ваш руководитель и вы имеете дружеские отношения вне работы. Но, все равно, в рабочих переписках лучше излишним количеством любых картинок не злоупотреблять.
Излишний Флуд
Каждый из нас имеет смартфон. И у каждого из нас в смартфоне есть десятки и сотни групповых диалогов. В некоторых чатах администратор старается жестко модерировать тематику сообщений, в некоторых участники сами, народной волей, просят избегать сообщений не по теме. Но это не всегда удается. Каждый сталкивался с ситуацией, когда, заходя в Интернет после нескольких часов отсутствия, он видит огромное количество сообщений, многие из которых не несут особого смысла. Перегруженность чатов – это вечная проблема. Каждый для себя решает сам, как с ней бороться. Особенно это касается чатов людей, объединенных непрофессиональными интересами - например, родительский, или домовый чат.
«Дело в том, что в домовых или родительских чатах собираются очень разные люди, с разным бэкграундом. Среди коллег по работе мы более-менее одинаковые, трудимся на общее благо. Но когда в одном чате встречаются и учитель, и металлург, и водитель автобуса, им становится сложно договориться», - считает Татьяна Митрофанова.
Конкретного способа борьбы с такими чатами нет. Всегда найдутся активно пишущие пользователи, которые стремятся поделиться очередным увиденным мемом, или рассказать всему миру то, что волнует лично их. Обычно все такие вещи решаются заранее. В крайнем случае, тематические чаты просто дублируются (один остается серьезным, где можно писать только по актуальным вопросам; второй превращается в обычную флудилку).
Узнавание собеседника
В деловой переписке крайне важно время. Экономия времени собеседника – это способ показать ему свое уважение. Основная задача автора сообщения - это сделать так, чтобы собеседнику было комфортно его читать.
В первую очередь, самое главное – это сразу дать понять собеседнику, от кого пришло данное письмо. Желательно, чтобы логин электронной почты состоял из имени и фамилии. Например, Ivan_Ivanov, а не koshechka1588, yellow333 или agent008. В зависимости от корпоративной культуры в логине также может присутствовать название компании.
Следующая по важности вещь - это тема письма. Она должна быть прописана так, чтобы собеседник сразу понял, о чём идет речь.
«Это не должна быть пустая строка или название приложенного файла. Некоторые почты так устроены: выносят в тему имя прикрепленного документа. И ладно, если этот файл ещё как-то назвали. А если его отсканировали и присвоили имя сканера, где куча цифр? Становится не очень приятно. Кстати, старайтесь прикладывать файлы сразу, а не отправлять их вдогонку в отдельном письме», - рекомендует исследовательница этикета.
Также обязательно соблюдение самого простого этикета. Ни в коем случае не забывайте приветствовать собеседника. В деловой переписке самое подходящее и нейтральное выражение - «добрый день». «Доброе утро» и «добрый вечер» ограничены во времени, а отправитель не может знать наверняка, когда получатель прочтет письмо. В конце письма обязательно нужно попрощаться. В деловой переписке в конце письма обычно принято ставить клишированное пожелание. Эта практика в современной форме пришла к нам из английского языка, где подобных шаблонов больше, чем в русском языке. Фразы «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и тому подобные в конце деловых писем обязательны. Встречается так же калькированное с английского языка «искренне Ваш», или похожие обороты, но они в русской деловой переписке менее популярны и вряд ли допустимы, если вы общаетесь с незнакомым вам лично собеседником.
И, наконец, сама подпись. Следует указать имя, фамилию (в педагогической среде — имя, отчество), должность и организацию. Вежливым считается оставить свой номер телефона. Неплохой идеей будет завести несколько шаблонов, если у вас активная деловая переписка. Это сэкономит много времени. Хорошо иметь полный и краткий шаблон. Первый, когда вы входите в контакт с новым собеседником. В этом шаблоне перечисляется должность, компания, ваши регалии и все вещи, которые помогают понять собеседнику, с кем он имеет дело. Если деловое общение с человеком станет более тесным, то необходимость перечислять все свои звания и должности пропадет. Тогда можно использовать краткий шаблон.
Портрет собеседника
Иногда возникает надобность прикрепить к письму свое изображение. Если обстоятельства требуют фотографию автора письма, то здесь нужно учитывать ряд особенностей. Портрет обязательно должен быть анфас и хорошо читаем. Так же будет очень хорошо, если ваше фото будет как-то намекать на сферу деятельности, в которой вы работаете. К примеру, у нотариуса и риэлтора, фотографии в профиле, скорее всего, будут различаться в оформлении, и это нормально.
Нежелательны в рабочих профилях картинки, не имеющие отношения к человеку. Котята, цветы, или автомобили на заглавной фотографии рабочей почты не способствуют деловому доверию.
Отметим, что главная тема всей статьи - это попытка обратить внимание на разделение делового общения и дружеского. Если в дружеском общении правил нет, они устанавливаются непосредственно самими участниками, то деловой этикет имеет свои законы, которые лучше соблюдать, чтобы не усложнять себе профессиональную жизнь.
Голосовые сообщения
Отдельной темой в современном мире идут голосовые сообщения. Каждый из нас получал "войсы" на 3-5 минут от собеседника. И у каждого были случаи, когда это ему совсем не нравилось. Особенно когда вы получаете важное голосовое сообщение по работе и не имеете возможности его прослушать.
Иногда важно понимать мотивацию отправляющих голосовые сообщения. К примеру, для уже пожилых людей с ослабленным зрением надиктовать сообщение намного проще, чем написать. Так же некоторым людям приятнее услышать голос близкого человека, чем читать от него письменное сообщение. Но это все личные причины.
Во всех остальных случаях мы имеем неоспоримый факт: голосовое сообщение экономит время только того человека, который его записывает. Адресату сообщения гораздо удобнее его читать, чем слушать. Кроме того, ни в коем случае нельзя отправлять голосовыми сообщениями точную информацию (адреса, номера, счета, или какие-либо точные данные), потому что очень часто эту информацию нужно скопировать. Вообще по работе отправлять голосовые сообщения рекомендуется только по согласованию обеих сторон. И, само собой разумеется, что нельзя отправлять деловые голосовые сообщения людям, с которыми вы не знакомы лично.
В этой статье мы попытались перечислить самые важные правила этикета в общении через Интернет. Надеемся, что она была вам полезна, и благодарим за то, что прочитали до конца.
Следите за нашим Телеграм-каналом, чтобы не пропускать самое важное!